Terugblik op succesvol Vervolg Captains Breakfast 9 juni 2021

We kijken met veel plezier terug op het geslaagde vervolg van Captains Breakfast op woensdag 9 juni. Het was weer een inspirerende bijeenkomst waarin we voortborduurden op de uitkomsten van Captains Breakfast (10 maart jl.) Deze vervolgbijeenkomst stond in het teken van de praktische vertaalslag van Hybride werken en Spreiden en Mijden naar de eigen organisatie.

We staan op een spannend kantelpunt waarbij de professionals op zoek zijn naar handvatten voor het maken en doorvoeren van nieuw (thuis)werk- en mobiliteitsbeleid, want thuiswerken houdt niet op na corona. Door kennis en ervaringen met elkaar te delen helpen de deelnemers elkaar zodat ze beter in kunnen spelen op de kansen die er nu liggen.

Voortbouwend op de uitkomsten van het Captains Breakfast waren de deelnemers in vier workshops meegenomen in:

  • Veranderingen in het mobiliteitsbeleid aan de hand van de casus van de ANWB;
  • Het betrokken en vitaal houden van medewerkers;
  • Het voorkomen dat we terugvallen in het ‘oude normaal’;
  • Het kantoor van de toekomst.

Bekijk hier alle presentaties terug

Werken doe je thuis, ontmoeten op kantoor!|

In zijn welkomstvideo ging Eelke de Jong (gemeentesecretaris Gemeente Leeuwarden) dieper in op het thema van de bijeenkomst: ‘Werken doe je thuis, ontmoeten op kantoor; hybride werken dus. Wat zou het nou mooi zijn als we met elkaar onze kantoren daarvoor openen zodat medewerkers van Gemeente Leeuwarden ook in Sneek kunnen werken. Niet alleen bij Gemeente Súdwest-Fryslân, maar ook bij een bedrijf in Sneek en andersom; dat we onze kantoren beschikbaar stellen voor anderen om er te komen werken. Ik zie een structurele verandering in het werken en een structurele verandering in het reizen. Als we die twee dingen combineren dan denk ik dat we een heel mooi verhaal hebben. De productiviteit neemt toe, de werkbare tijd neemt toe en de milieubelasting neemt af. Laten we samen de samenleving schoner en beter maken, files mijden en bereikbaar blijven. Daardoor helpen de we de economie en de ecologie. Samen bedenken hoe we de kansen pakken en uitvoeren. Dat kunnen wij in Friesland!’

Spreiden en mijden; de mobiliteitskeuzes van ANWB

Het landelijk beleid op Spreiden en Mijden vraagt van overheid en bedrijven om het mobiliteits- en hrm-beleid aan te scherpen. Ruud de Groot, adviesbureau Syndesmo is nauw betrokken bij het nieuwe mobiliteitsbeleid van de ANWB. In zijn presentatie heeft hij laten zien wat het betekent als je duurzaam, veilig en zorgeloos reizen consequent omzet in beleid. Zo kiest ANWB ervoor om medewerkers een vergoeding van 2 euro per dag te geven wanneer zij thuis werken. En belonen zij fietsen en wandelen naar het werk meer dan reizen in een auto (15 tegen 10 cent per kilometer). Ook kunnen medewerkers aanspraak maken op aankoopsubsidies en renteloze leningen voor fietsen. Leaseauto’s zijn standaard elektrisch en medewerkers hebben daarnaast een mobiliteitskaart waarmee ze andere vormen van vervoer kunnen gebruiken.
Naast deze soort regelingen en voorzieningen zijn het verbeteren van fietsvoorzieningen, een probeerpool van elektrische fietsen en het uitzetten van challenges goede middelen om het gedrag van medewerkers te veranderen. De Groot adviseert om de effecten goed te monitoren. Via de Reisbalans app houden medewerkers hun gereisde kilometers met de fiets, auto, trein en te voet bij. Door de koppeling aan HR-systemen wordt de verwerking in de administratie makkelijker.

Hoe houd je medewerkers vitaal en betrokken?

Door het vele thuiswerken is de fysieke interactie met medewerkers afgenomen. Dus hoe zorg je ervoor dat je de medewerkers betrokken en vitaal houdt zodat zij met veel plezier en energie hun werk blijven doen. Egon Diekstra, oprichter van Hamilton Bright, zet al sinds hun oprichting in op het energiemanagement van hun medewerkers in plaats van het traditionele timemanagement. De focus ligt op het energie creëren bij de medewerker door bij het thuiswerken of op kantoor deze maximaal te faciliteren in sport, werk en ontspanning. Dit gebeurt door medewerkers vrij te laten in hun dagindeling en hen te ondersteunen met werk- en ontspanningsplekken op kantoor zoals gezamenlijke ruimten, gamerooms, sportfaciliteiten en ontspanningsruimten.

Naast het creëren van de ideale werkomgeving en het loslaten van traditionele kaders is de zachte kant erg belangrijk voor de betrokkenheid van de medewerker. Hamilton Bright zet daarom in op het verrassen van medewerkers bij goede prestaties en hen speciaal te maken. De manager is een belangrijke schakel hierin omdat die de medewerkers aanstuurt, verrast en ondersteunt en met hen evalueert hoe het met ze gaat. Twee keer per jaar vindt een transparant gesprek plaats waarin wordt gekeken of een volgende stap kan worden gemaakt. Wanneer medewerkers niet verder kunnen groeien binnen de organisatie, of hun krachten elders liggen zal de manager samen met de medewerker toewerken naar een passende uitdaging. Daar scheiden de wegen zich niet want juist in het contact met deze oud-werknemers schuilt kracht. Door oud-werknemers te blijven volgen en er betrokken bij blijven, creëert Hamilton Bright een netwerk van waardevolle ambassadeurs.

Tips van Egon Diekstra:

  • Zorg vooral bij nieuwe medewerkers dat zij toegang hebben tot de informatie en kennis die zij nodig hebben;
  • Doe alles voor je medewerkers vanuit je hart en neem meer mensen aan die dingen doen vanuit hun hart. Dit resulteert in meer energie;
  • Blijf medewerkers verrassen, maak hen jouw ambassadeurs;
  • Blijf je medewerkers volgen, ook wanneer ze hun carrière buiten het bedrijf voortzetten.
  • Zorg voor de juiste balans tussen werk en privé – focus op veiligheid (psychologisch en ergonomisch).

Weetje:

  • Hamilton Bright Sneek heeft met hun energiemanagement de award voor beste (thuis)werkgever van het jaar 2020 (+200 medewerkers – Friesland) gewonnen. Lees hier meer over hun succesformule;
  • Hamilton Bright is al 7 keer verkozen tot best managed company.

Nooit meer terug naar het oude normaal en de fiscale mogelijkheden

Over een paar maanden gaan de meeste kantoren weer van het slot en mogen medewerkers geleidelijk aan weer terug naar kantoor. Maar terug naar het ‘oude normaal’ is niet meer aan de orde. Het spreiden van tijd, dag en locatie speelt voortaan een grote rol. Martijn Elting, teammanager Mobiliteit bij Sweco, stelde deelnemers de vraag hoe zij individueel besluiten wat je op kantoor en wat je thuis doet? En wat levert het bedrijven op wanneer meer medewerkers (gedeeltelijk) thuis blijven werken? Aantrekkelijk, want thuiswerken resulteert in minder reiskosten, minder Co2-uitstoot, minder reistijd, minder files, minder huisvestingskosten en gelukkige en gezonde medewerkers (minder ziekte en vertrek).

De term hybride werken horen we steeds vaker, maar wat betekent het nu eigenlijk? Bedoelen we hiermee allemaal hetzelfde mee? Volgens Elting doet elke organisatie er verstandig aan goed af te spreken hoe, wanneer en op welke plek – online of fysiek – medewerkers samenkomen. Maak werkbare afspraken en houd je hier ook aan. Om overeenstemming over hybride werken en reizen te bereiken, is het belangrijk om een helder mobiliteit- en werkbeleid op te stellen. Binnen dit beleid is bijvoorbeeld vergaderen een belangrijk punt om nader in te vullen. Denk na over het doel van de vergadering en hoe je hier het beste invulling aan kunt geven.

Fiscaliteit loopt momenteel achter wanneer het gaat om thuiswerken, aldus Roelof van Marren, specialist werkgeverszaken van Operium. Tot nu toe is er uitbreiding van de vrije ruimte van de WKR en het overgangsrecht in geval van reiskosten ondanks thuiswerken.  Fiscale problematiek zit in het feit dat de werkplek definitie voor de kantoorwerkplek anders is dan die van de thuiswerkplek. Hierdoor mogen de werkplekvoorzieningen niet nihil gewaardeerd worden. Gevolg hiervan is dat alleen 2 gerichte vrijstellingen van toepassing op het thuiswerken zijn: de arbovoorzieningen (mits beleid) en onbelaste vergoeding van (thuiswerk) gereedschap en mobiele communicatiemiddelen (noodzakelijkheidscriterium). Verder is er nog overgangsrecht m.b.t. de mogelijkheid tot een onbelaste reiskostenvergoeding ondanks thuiswerken. Echter, veel bedrijven zijn intussen gestopt met het doorbetalen vanwege de constante dreiging van stopzetten het overgangsrecht, maar dit wordt steeds weer verlengd (intussen tot 1 oktober 2021).

Tips van Martijn Elting en Roelof van Marren

  • Ontwikkel een mobiliteits-, kantoor- en thuiswerk beleid;
  • Spreek af hoeveel dagen je op kantoor zit en hoeveel dagen thuis. Stem hierin af wie wanneer op kantoor is voor welke werkzaamheden;
  • Forceer geen fysieke vergaderingen, maar kies de juiste vorm passend bij het doel van de vergadering;
  • Kijk kritisch naar de mobiliteitsvergoedingen. Nu we minder naar kantoor gaan wordt de leaseauto relatief steeds duurder en vindt er een verschuiving plaats van reiskostenvergoeding naar het bieden van passende vergoedingen voor het thuiswerken;
  • Kijk naar de fiscale mogelijkheden zoals het uitbetalen van volledig reiskostenvergoeding ondanks 1 of 2 dagen thuiswerken en de mogelijkheid voor onbelaste internetvergoeding, ook als de medewerker al een internet verbinding had.

Weetje

1 dag EXTRA thuiswerken per week t.o.v. de periode voor corona levert Sweco op:

  • Minder reiskosten (ongeveer 15-20K per week)
  • Minder CO2-uitstoot (ongeveer 15-20 ton per week)
  • Minder autokilometers (ongeveer 80.000 – 100.000 km per week)
  • Minder uren files (ongeveer 150-200 uur per week)
  • Gelukkigere en gezondere medewerkers (minder ziekte, minder vertrekkende collega’s)

Bron: mobiliteitsscan medewerkersbestand Sweco Nederland

Hoe ziet jouw kantoor er in de toekomst uit?

We voelen allemaal wel aan dat we door de opkomst van het thuiswerken onze kantoren heel anders kunnen gaan gebruiken. Maar hoe dan? Verandermanager werkomgeving John Boender van Achmea heeft daar duidelijke ideeën over. Hij vat het kernachtig samen in twee begrippen: Activiteit gebaseerd werken en het kantoor als clubhuis. Achmea heeft een aantal pilots lopen waarbij het uitgangspunt is dat medewerkers twee en vaak zelfs drie dagen thuis werken. Het kantoor dient dan vooral als ontmoetingsplek waar je onder andere samen kunt brainstormen. Er zijn kleine werk- en aanland-zones op kantoor waarbij de grote kantoortuinen van voorheen compleet verdwijnen bij Achmea. Veel van dat geconcentreerde werk verplaatst zich naar de thuiswerkplek.

De behoefte om elkaar te ontmoeten en te zien, vertaalt zich bij Achmea in meer plekken op kantoor waar je kunt eten en drinken. Voor de verschillende merken van Achmea spelen de zogenaamde clubhuizen een belangrijke rol; die ademen de cultuur van het merk en maken dat medewerkers zich thuis voelen bij de club. Als waarschuwing geeft John mee: ‘’Vergis je niet in de investeringen in Audiovisuele middelen die nodig zijn om hybride werken te ondersteunen. Als de medewerkers online niet goed mee kunnen doen, dan zit binnen no time iedereen weer op kantoor’’.

Tips van John Boender

  • Richt je kantoor in op informeel overleg en ontmoeten en maak ruimte voor samenwerken en co-creëren, ook met externen;
  • Maak ruimte voor eigen events en creatieve/agile bijeenkomsten;
  • Goede koffie en alledag catering is smeerolie voor het verbinden met collega’s;
  • Zorg ervoor dat de audiovisuele middelen op het juiste niveau zijn voor het Hybride werken;
  • Richt pilots in waarin je de afdelingen/medewerkers het concept laat uitproberen en pas daar waar nodig zaken aan.

Interessante top 5

Samenvattend komt er een top 5 bovendrijven die voor de deelnemers interessant zijn om op in te zetten:

  • Richt je kantoor in op informeel overleg en ontmoeten, maak ruimte voor samenwerken en co-creëren, ook met externen en zorg ervoor dat de audiovisuele middelen op het juiste niveau zijn voor het Hybride werken;
  • Ontwikkel een kantoor- en thuiswerk beleid waarin spreiden en mijden (locatie, tijd en dag) en thuiswerkvergoeding een belangrijke rol krijgen;
  • Ontwikkel mobiliteitsbeleid waarin duurzaam en hybride reizen en de verschuiving van reiskostenvergoeding naar thuiswerkvergoeding in terugkomt (onderzoek de fiscale mogelijkheden);
  • Zorg voor de juiste balans tussen werk en privé en focus op veiligheid (Arbo technisch, psychologisch en ergonomisch);
  • Zet duurzaam, veilig en zorgeloos reizen consequent om in beleid, wees een fietsvriendelijke werkgever en beloon de medewerkers voor thuiswerken.

Bovenstaande geldt uiteraard voor medewerkers van wie het werk het toestaat en toelaat en de mate waarin het werk plaatsgebonden is. Dat verschilt van bedrijf tot bedrijf.

Vervolg

WSRS organiseert binnenkort een serie workshops rondom Hybride werken, Spreiden en mijden en fietsstimulering. Werkgevers kunnen aangeven aan welke onderwerpen ze behoefte hebben door een mail te sturen naar info@werkslimreisslim.nl

Wist u dat