Succesvol Captains Breakfast: bevindingen en conclusies

We kijken met veel plezier terug op een geslaagd Captains Breakfast van woensdag 10 maart. Het was een inspirerende bijeenkomst waarin ieder waardevolle inbreng had voor het vervolg van Hybride werken en reizen in Friesland. We spraken samen over het thema ‘Het perspectief van hybride werken’, want dit is niet alleen in deze coronatijd voor veel bedrijven en instellingen een gegeven, maar ook daarna. We wilden elkaar inspireren, leren van elkaars ervaringen en samen nadenken over woon-werkverkeer, zakelijke verkeer en thuiswerken in de toekomst. Dat vormde de basis van het programma. Maar ook onderwerpen als mobiliteitsontwikkelingen, de vernieuwing in de wetgeving rond CO2-normering en fiscale wijzigingen in de reiskosten stonden op de agenda. We behandelden deze actuele onderwerpen met gedeputeerde Avine Fokkens van Provincie Fryslân, wethouder Friso Douwstra van Gemeente Leeuwarden, mobiliteitsexpert Jos Hollestelle van Syndesmo en anderen.

Wethouder Friso Douwstra: ”Het was een ochtend met veel nieuwe kennis over de corona-impact op ons werken en onze mobiliteit, nu en in de toekomst. Alleen samen kunnen we de toekomst van onze mobiliteit duurzaam en slim houden en de goede ervaringen met het thuiswerken behouden. Blij te zien dat zoveel werkgevers deze bijeenkomst bijwoonden en actief meededen en nadachten over de toekomst van het werken, woon-werkverkeer en werk-werkverkeer. Het was zeer waardevol. Er komt dan ook beslist een vervolg op.”

Ervaringen uitwisselen en leren van elkaar

Corona heeft een enorme verschuiving veroorzaakt in de manier waarop we werken en reizen, met voordelen en nadelen. Veel bedrijven zijn daarom op zoek naar handvatten voor het maken en doorvoeren van nieuw (thuis)werk- en mobiliteitsbeleid, want thuiswerken houdt niet op na corona. Ze willen graag antwoord op verschillende vragen. Hoe kunnen we de goede ervaringen behouden en de nadelen ombuigen naar kansen? Hoe organiseer je de omzetting van kantoorwerken naar hybride werken, wat komt daarbij kijken en wat betekent dat voor medewerkers en leidinggevenden? Hoe creëer je samenhang en hoe stimuleer je sociale interactie? Maak je afspraken en welke regelingen tref je? Door tijdens deze bijeenkomst van elkaar te leren door ervaringen uit te wisselen en ideeën te bespreken inspireerden organisaties elkaar en attendeerden ze elkaar op belangrijke zaken.

Gedeputeerde Avine Fokkens: ”Juist in deze tijd van corona heeft thuiswerken een belangrijke impuls gekregen. We hebben gemerkt dat thuiswerken beter mogelijk is dan vooraf gedacht. Voor de toekomst zien we een combinatie van thuiswerken en op kantoor werken voor ons, waarbij we wel oog moeten blijven houden voor het sociale aspect.”

Maatwerk-aanpak en rode draad

Er is geen one-size-fits-all aanpak. Per bedrijf zijn er specifieke zaken om rekening mee te houden. Voor een productiebedrijf als FrieslandCampina en een zorginstelling als MCL werkt het heel anders dan voor een financiële instelling als Achmea of een overheidsinstelling als Gemeente Leeuwarden. Wel is er een duidelijk rode draad naar voren gekomen. Terug naar het oude normaal is bij geen van de deelnemers sprake. Wel vraagt thuiswerken en op-het-werk-werken meer balans en aandacht voor spreiding. Dit vraagt om een maatwerk-aanpak per bedrijf. Energie-management was een term die ook veel tot de verbeelding sprak. Medewerkers energiek houden, zowel in het werk als fysiek en mentaal.

Nieuwe normen voor thuiswerken en mobiliteit, richtlijnen, stimuleringsregelingen en energiemanagement

Bedrijven zijn volop bezig met nieuw beleid maar zijn nog wel zoekende en kunnen elkaars ervaring goed gebruiken om de eigen maatregelen aan te vullen. Een groot deel van de bedrijven houdt rekening met 2 tot 3 dagen thuiswerken als norm na corona. Dat vertaalt zich in experimenten op het gebied van minder kantoorruimte en ander parkeerbeleid. Hoe ga je straks om met minder kantoorruimte om elkaar te ontmoeten. Hoe kun je samenwerken, door bijvoorbeeld kantoorruimte aan elkaar beschikbaar te stellen. Naast het inzetten van goede stimuleringsregelingen is vooral ook energiemanagement van medewerkers nodig. Dat kan door online goed te communiceren over de eigen organisatie, door ruimte te maken om ook even ‘af te koppelen’, scheiding tussen werk en privé helder te houden en goed te volgen hoe medewerkers zich fysiek en mentaal voelen. Bedrijven als Achmea en de provincie Fryslân gaan hun kantoren anders inrichten; meer gericht op ontmoeten, samen-werken en het sociale aspect.

Inspirerende voorbeelden, ervaringsdeskundigen aan het woord, vergoedingen aanpassen en verdiepen in reisbewegingen

Meer inspirerende voorbeelden van (Thuis)werkbeleid passeerden de revue. Bijvoorbeeld van Alliander, Hamilton Bright en gemeente Leeuwarden; Op het moment van de bijeenkomst alle drie in de running voor de (Thuis)werkgever van het Jaar Award 2020*. Jos Hollestelle presenteerde een praktische case van de ANWB: ”Door te differentiëren in reiskosten en het thuiswerken, en fietsgebruik en OV hoger te vergoeden dan de auto, gaat er een sterk stimulerende werking uit om kritisch te kijken de noodzaak en manier van reizen.” Bovendien gaan de vergoedingen voor reiskosten en thuiswerken op de schop. Bedrijven moeten zich verdiepen in de reisbewegingen die werknemers straks gaan maken. Of zoals een flink aantal bedrijven laat weten, het beperken van de reisbewegingen. Bouwe de Boer riep op allemaal het voorbeeld van ANWB te volgen.

Niet alleen spreiden door hybride werken, ook door hybride reizen

Wanneer we weer vaker naar het werk reizen, gaan we niet alleen hybride werken, maar ook hybride reizen. Vervanging van de auto voor de fiets voor een deel of de gehele rit. Weer gebruik maken van het OV, maar ook van deelfietsen en deelauto’s. Gespreid reizen over de dag en over de dagen in de week. Spreiden over locaties of gebruik maken van zogenoemde derde werkplekken, naast thuis en op kantoor. Bij de deelnemers aan de captainsbijeenkomst blijkt dat zij hier werk van maken. Dit biedt een belangrijke basis en een grote impuls om het positieve effect van corona op mobiliteit vast te houden. Daarmee breng je de doelstelling voor mobiliteit uit het klimaatakkoord – maar ook de verplichting vanaf 2022 voor bedrijven hun CO2 in mobiliteit te verminderen – heel dichtbij, zonder extra veel inspanning.

Interessante top 5 om in te zetten

Samenvattend komt er een top 5 bovendrijven die voor de deelnemers interessant zijn om op in te zetten:

2 a 3 dagen per week thuis of elders werken wordt de nieuwe norm; de helft thuiswerken en de helft op kantoor
Kantoor wordt (meer) een ontmoetingsplek en niet perse de plek om het werk te doen. Regulier werk thuis, waarvoor je elkaar creatief nodig hebt op kantoor
Gespreid reizen over de dag en over de dagen in de week
Het invoeren van derde werkplekken naast thuis en op kantoor, buiten de stad bijvoorbeeld
Delen van elkaars kantoorruimte, zowel in als buiten de stad

Bovenstaande geldt uiteraard voor medewerkers van wie het werk het toestaat en toelaat en de mate waarin het werk plaatsgebonden is. Dat verschilt per bedrijf.

Meer ideeën en adviezen

Verder kwamen heel wat ideeën, adviezen en mogelijke acties naar voren. Een selectie:

Voer onderzoek uit samen met bijvoorbeeld Stenden-NHL naar de bestendiging van hybride werken. Dan hoeven de bedrijven dat niet individueel te doen.
Kijk naar de pendel van bijvoorbeeld Leeuwarden – Groningen. Kunnen Leeuwarders niet vaker in Leeuwarden blijven werken en Groningers niet vaker in Groningen?
Richt derde werkplekken in, naast thuis en op kantoor. Deel deze werkplekken of doe dit samen met andere bedrijven.
Zorg voor spreiding, zodat niet iedereen op maandag, woensdag en vrijdag thuiswerkt, maar verdeel het gelijkelijk over de week. Maak daar binnen het bedrijf goede afspraken over. Denk ook na over langere dagen werken en minder dagen.
Gezamenlijk een aantal richtlijnen benoemen en delen en een programma daarvoor opstellen.
Veel vergaderingen digitaal blijven doen.
Zorg voor goed energiemanagement.
Als we weer meer gaan reizen, stimuleer dan niet de auto, maar de fiets. Bijvoorbeeld: fiets-van-de-zaak, Park&Bike, OV-fiets, etc. Hybride werken en vitaliteit gaan hand in hand.
Investeer in deelmobiliteit, zoals deelauto’s en deelfietsen.
Denk in doelgroepen. Wie heeft wat nodig? Jongeren hebben andere behoeften dan ouderen; callcenter-medewerkers weer anders dan een buitendienst-medewerkers. Houdt rekening met privé-situaties die verschillen.
Verbreden van de aanpak de provincie in met deelname van bedrijven uit de provincie samen met VNO NCW MKB Noord.
Zorg voor een thuiswerkvergoeding en in beeld houden van fiscalen mogelijkheden en regelingen.

Vervolg

Het was een inspirerende en leerzame bijeenkomst waarmee een belangrijke stap is gezet om te weten waarop we ons kunnen richten. De uitwerking van de acties en plannen volgt nog.

Wist u dat

1 april de actie Ga toch fietsen voor medewerkers weer begint? Schrijft u zich als werkgever alvast in?
in ieder geval tot 1 juli 2021 de bestaande vaste reiskostenvergoedingen door de werkgever nog onbelast vergoed kunnen worden. Ook al worden deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt. Voorwaarde is dat het vaste vergoedingen betreft die al vóór 13 maart 2020 door de werkgever werden toegekend.
Hamilton Bright Sneek op maandag 15 maart is gekozen tot de Beste (Thuis)werkgever van Friesland in de categorie 200+ medewerkers? Alliander en Gemeente Leeuwarden zijn een eervolle vermelding waard.
BVNG Leeuwarden in de categorie 50-200 bedrijven de Friese winnaar is geworden?
u over de Friese award-winnaars meer kunt lezen op de website van WSRS?
u tips, informatie en ervaringen over hybride werken en reizen kunt vinden op het platform Anders werken en Anders reizen van WSRS
u WSRS kunt volgen op LinkedIn?