Hybride werken, nieuwe manier van werken bij gemeente Leeuwarden

Tijdens de corona pandemie moesten veel organisaties van de een op de andere dag ervoor zorgen dat medewerkers vanuit huis konden werken. En dat thuiswerken ging verassend goed. Nu de pandemie voorbij is hebben veel medewerkers het hybride werken omarmd; velen werken deels thuis en deels op kantoor. Werkgevers vragen zich nu af hoe zij het kantoor kunnen aanpassen aan hybride wensen van de medewerkers. Gemeente Leeuwarden zet hier mooie stappen in. Wij spraken met Sebastiaan Mulder, projectmanager Hybride werken. 

Slimmer werken

“Voorheen was het vanzelfsprekend om iedere werkdag op het gemeentehuis te werken”, zegt Sebastiaan. “Memo’s schrijven, overleggen, bellen deed je gewoon op kantoor. Toen kwam de pandemie. Ineens moesten wij thuiswerken. De faciliteiten hiervoor zijn snel geleverd, zoals een bureaustoel, verstelbaar bureau, laptop enzovoort. Door te ervaren dat je ook goed thuis kon werken, zijn werknemers flexibeler geworden. De pandemie liet zien dat je niet altijd op kantoor aanwezig hoeft te zijn. Als werkgever is het dus slim om opnieuw te kijken hoe je hierop inspeelt.”

Medewerkersonderzoek

“Al voordat de pandemie uitbrak was er een nadrukkelijke wens om het gemeentehuis aan te passen aan de wensen van de medewerkers. Een intern medewerkersonderzoek gaf aan dat de lawaaiige / onrustige omgeving, het gebrek aan voldoende ontmoetingsruimtes en het klimaat aandacht nodig had. Deze wensen vanuit de medewerkers zijn samen met de wensen vanuit de organisatie meegenomen in de nieuwe plannen voor het hybride werken.”

Huidige situatie

Het kantoor heeft volgens Sebastiaan een nieuwe functie gekregen door het hybride werken. “We gaan naar kantoor om elkaar fysiek te ontmoeten, overleggen, samenwerken, brainstormen enzovoort. Geconcentreerd werken, digitale vergaderingen en het uitwerken van plannen doen we voornamelijk thuis. Het deel van het gebouw gemeentehuis dat De Boog heet, is in 2016 aangepast. Daar is al een  open ‘landschap’ gecreëerd. Het deel van het gemeentehuis dat Carré heet heeft nog van begin jaren negentig: in het midden een wandelgang en links en rechts daarvan allemaal kleine kantoren. Dit past niet meer bij het hybride werken en de wensen van de medewerkers. Daarom is aanpassing nodig en dat willen wij zo circulair mogelijk doen.” 

Inspelen op de behoefte

Uit gesprekken die Sebastiaan voert met medewerkers en managers, blijkt dat er behoefte is aan een etage waar je elkaar kunt ontmoeten én kunt samenwerken. “Denk aan stilteplekken en verschillende mogelijkheden om te overleggen, brainstormen of informeel bijpraten. Met inbreng van en samenwerking met andere collega’s ligt er nu een definitief ontwerp van de inrichting van het kantoor.” De verbouw is naar verwachting begin 2024 klaar.

Niet iedereen kan flexibel werken, zoals baliemedewerkers en medewerkers die thuis geen goede werkplek hebben door te weinig ruimte of een onrustig omgeving. Daarom is een goede werkplek op kantoor  belangrijk. Er zijn minder werkplekken. Het kan dus zijn dat je op kantoor naast een collega van een ander team werkt. Een vaste werkplek past niet meer bij hybride werken.”

Kantoorspits

Ook het beter benutten van de werkweek is door het hybride werken veranderd. De dinsdag en donderdag zijn nog steeds favoriete werkdagen op kantoor. Dan staan veel overleggen ingepland. Kies bijvoorbeeld bewust om een fysiek overleg eens op maandag of woensdag in te plannen en maak er die dag gelijk een kantoor-dag van. Zo voorkom je de kantoorspits op dinsdag en donderdag op een overvol kantoor.” 

Hybride werken doe je samen

De gemeente Leeuwarden kiest ervoor om eerst één verdieping te verbouwen. Hoe organiseer je dat en wat vraagt dat van medewerkers en hoe zorg je voor betrokkenheid? “Bij de start van het project hebben we een gebruikersgroep (samengesteld uit medewerkers vanuit verschillende sectoren) opgezet om regelmatig met ons mee te denken over onze opgave en het kantoorontwerp. Zij hebben hier een belangrijke stem in gehad. Daarnaast hebben we gesproken met de directie, managers en andere medewerkers. Zo hebben we een goed beeld gekregen van de wensen en aandachtspunten.”

“Communicatie is belangrijk in dit proces”, stelt Sebastiaan. “We informeren alle betrokken over belangrijke stappen en ontwikkelingen en we plaatsen geregeld nieuws op ons intranet. Iedereen die dus iets van het project wil weten kan alle relevante informatie terugvinden. En natuurlijk staan we altijd open voor vragen en opmerkingen.”

Goede communicatie en samen afspraken maken zorgen ervoor dat hybride werken een succes is. Sommige teams hebben regelmatig aandacht voor het hybride werken. Hoe werk je samen binnen jouw eigen team? Wat zijn jouw thuiswerkdagen en waarom? Wat kan er beter? Wat missen we nog?