Aanschaf e-bike en Werkkostenregeling (WKR)

Aanschaf elektrische fiets binnen Werkkostenregeling

Met de werkkostenregeling (WKR) zijn er goede mogelijkheden waarmee een medewerker belastingvrij een e-bike of speed pedelec kan aanschaffen voor het woon-werkverkeer. Bij de berekening van een vaste reiskostenvergoeding voor een werknemer met een 5-daagse werkweek mag je uitgaan van 214 dagen woon-werkverkeer per jaar. Dit mag ook als hij thuis werkt, mits niet meer dan 2 dagen per week. Voor parttimers neem je de bedragen naar rato. En het mooie van dit alles: via het zogeheten cafetariastelsel/uitruilsysteem (een stelsel waarin werknemers hun eigen arbeidsvoorwaarden kunnen kiezen) hoeft het jou als werkgever helemaal niets te kosten. Sterker nog, jij als werkgever kunt hier zelfs geld mee besparen!

Let op: Vanaf 2020 wordt de vrije ruimte verhoogd. Vóór 2020 mag je onbelast vergoedingen als het totale bedrag onder de 1,2% blijft van de loonsom van al jouw medewerkers samen. Dit is de vrije ruimte. Bijvoorbeeld: bij een loonsom van 400.000 euro kun je 4800 euro onbelast beschikbaar stellen. Komt het bedrag van de vergoedingen boven die grens? Dan moet je over dat extra bedrag 80% belasting betalen. Er gelden geen voorwaarden voor de bestedingen binnen de vrije ruimte. Vanaf 2020 wordt de vrije ruimte verhoogd. Blijft het totale bedrag onder de 1,7% van de eerste 400.000 euro van de loonsom van alle medewerkers samen? Dan mag je dat onbelast als vergoeding geven. Dit betekent dat je in de nieuwe situatie 6800 euro onbelast beschikbaar kunt stellen. Voor het bedrag boven 400.000 euro blijft het percentage van 1,2% gelden.

Voorbeeld situatie werkkostenregeling – aanschaf fiets vóór januari 2010

We weten uit ervaring dat de WKR lastig te doorgronden is, daarom laten we je de mogelijkheden zien aan de hand van een concreet voorbeeld: Wiebe is een fanatieke fietser. Hij werkt 5 dagen per week en heeft een brutosalaris van € 2.500 per maand + 8% vakantiegeld. Hij valt met de top van zijn inkomen in het belastingtarief van 40% (afgerond). Hij woont op een afstand van 15 kilometer van zijn werk en heeft een elektrische fiets op het oog van € 2.400. Je bent bereid deze aan hem te vergoeden.

Je kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden:

Benutten vrije ruimte WKR

De vergoeding voor de aanschaf van de fiets kun je als eindheffingsloon in de vrije ruimte van de werkkostenregeling onderbrengen, dus belastingvrij. De fiets kost je dan € 2.400. Indien er geen vrije ruimte meer is, dan ben je er 80% eindheffing over verschuldigd. Je betaalt dan € 2.400 + € 1.920 = € 4.320. Naast dat je de fiets vergoedt, kun je Erben ook nog steeds de belastingvrije € 0,19 per kilometer vergoeden. Dat is € 5,70 per dag (15 km × 2 × 0,19) en €1.219,80 per jaar bij de maximale 214 dagen per jaar.

Benutten onbelaste kilometervergoeding

Mocht je de vrije ruimte niet voor het vergoeden van de fiets willen benutten, of is de vrije ruimte al vol en wil je niet met de 80%-eindheffing geconfronteerd worden? Dan is het een idee om een belastingvrije kilometervergoeding van € 0,19 te geven, als je dat tenminste nog niet doet. Wiebe kan via de belastingvrije reiskostenvergoeding jaarlijks € 1.219,80 belastingvrij ontvangen (214 werkdagen × € 5,70). Dus binnen twee jaar heeft Wiebe zijn fiets ‘terugverdiend’. Jouw kosten zijn € 1.219,80 per jaar. Vind je het belangrijk dat Wiebe blijft fietsen naar het werk? Dan kun je zijn goede gedrag belonen en hem de reiskostenvergoeding blijven geven na het bereiken van het aankoopbedrag van € 2.400. Uiteraard kun je na het bereiken van dat bedrag ook stoppen met de vergoeding.

Dit kun je echter ook kosteloos doen! Je laat Wiebe dan zelf zijn reiskostenvergoeding betalen. Normaliter houdt hij van zijn salaris van € 2.500 ongeveer € 1.915 netto over. Nu laat je hem iedere dag € 5,70 van zijn salaris inleveren, dus € 101,65 per maand. En dat in ruil voor een belastingvrije reiskostenvergoeding van € 101,65 per maand. Dat is voor het bedrijf budgetneutraal. Wiebe houdt nu maandelijks 1.955,66 over. Dat is €40,66 per maand. Na 5 jaar heeft hij de fiets ‘terugverdiend’. En dat terwijl het jouw bedrijf niets kost! Sterker nog, je bespaart bij Wiebe de premies voor de werknemersverzekeringen en de ZVW-premie over het ingeleverde brutoloon van €101,65, want over de belastingvrije kilometervergoeding zijn deze premies niet verschuldigd. Stel dat deze premies 20% bedragen, dan is jullie besparing iedere maand € 20,33.

Let op:
Gaat Wiebe zelf zijn reiskostenvergoeding betalen zoals in het voorbeeld hierboven, dan verlangt de Belastingdienst wel dat je dit met Wiebe bespreekt en vastlegt, zodat duidelijk is dat hij zich bewust is van de gevolgen van de verlaging van het brutoloon. Denk dan aan een verlaging van het uitkeringsloon, pensioen en het vakantiegeld. Raadpleeg desnoods een belastingdeskundige voor een dergelijke vastlegging.

Cafetariastelsel

Je kunt een dergelijke uitruil (=cafetariastelsel) ook doen met de fiets die je via de vrije ruimte verstrekt. Hierboven las je al dat dit ruim € 1.200 kost. Wil je dit budgetneutraal doen, dan kan Wiebe hiervoor bijvoorbeeld € 1.200 van zijn vakantiegeld, bonus of vakantiedagen ter waarde van € 1.200 of 48 maanden € 25 van zijn brutoloon inleveren. Hij gebruikt dan belast loon om de fiets belastingvrij aan te schaffen via de vrije ruimte.

Let op:
Mocht er een uitruil plaatsvinden met het maandelijkse brutoloon, zoals in het voorbeeld hierboven, dan verlangt de Belastingdienst wel dat je dit met Wiebe bespreekt en vastlegt, zodat duidelijk is dat hij zich bewust is van de gevolgen van de verlaging van het brutoloon. Denk dan aan een verlaging van het uitkeringsloon, pensioen en het vakantiegeld. Raadpleeg desnoods een belastingdeskundige voor een dergelijke vastlegging.

Verstrekken en ter beschikking stellen

Je kunt als werkgever ook de fiets kopen zodat de werknemer hem mag gaan gebruiken.

Verstrekken:
Je koopt de fiets zelf en verstrekt deze vervolgens aan Wiebe. Je draagt hem dus in eigendom over aan Wiebe. In dit geval is de fiets ook belast, je moet het dus verwerken in de WKR, de reiskostenvergoeding of er belasting over betalen. Het voordeel van een fiets verstrekken in plaats van vergoeden is dat je over een factuur beschikt op de naam van het bedrijf en zodoende de BTW kunt terugvorderen, mits je een zogeheten BTW-ondernemer bent. Voorwaarde is dat de fiets op minimaal 50% van het aantal werkdagen voor het werk wordt gebruikt. De BTW kan worden teruggevorderd over een aankoopbedrag tot maximaal € 749. Deze regeling geldt helaas (nog) niet voor elektrische fietsen.

Ter beschikking stellen:
Je koopt de fiets zelf en geeft deze vervolgens aan Wiebe in bruikleen. Je blijft dan eigenaar van de fiets. Net als bij een auto van de zaak krijgt Wiebe een bedrag (bijtelling) opgeteld bij zijn loon voor het privégebruik van de fiets. Dit bereken je door het aantal privékilometers te vermenigvuldigen met de kilometerprijs. Neem eventueel contact op met het belastingkantoor in jouw regio om inzicht te krijgen in de hoogte van deze bijtelling. Als Wiebe een eigen bijdrage betaalt voor het privégebruik, dan mag je die in mindering brengen.

De bijtellingsregeling voor ter beschikking gestelde fietsen van de zaak (leasefietsen) geldt ook voor fietsen die vóór 1 januari 2020 al ter beschikking zijn gesteld. Als er nu al sprake is van een fiets van de zaak die ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer dan gaat per 1 januari 2020 van rechtswege (automatisch) de forfaitaire bijtellingsregeling gelden. Maw. wanneer je voor 1 januari 2020 fietsen ter beschikking stelt aan werknemers, worden deze per 1 januari 2020 in de nieuwe leaseregeling opgenomen. Tot 1 januari 2020 geldt voor deze fietsen het oude regime, waarbij de privé-kilometers bijgehouden moeten worden.

NB Voor elektrische fietsen is de Belastingdienst momenteel aan het nadenken over een bijtellingregeling die hetzelfde is als die voor auto’s, namelijk een bepaald percentage van de cataloguswaarde.

Leasefiets

Fietsen leasen is ook een optie, vooral voor duurdere fietsen zoals elektrische fietsen. De leaseprijs is voor werkgevers vaak lager dan wanneer een werknemer een privaat leasecontract sluit.

Dit kan zowel binnen als buiten de WKR. Als de ‘leasefiets’ in beginsel voor zakelijk gebruik wordt ingezet en werknemer een eigen bijdrage voor genoten privégebruik gaat betalen, gaat de fiscus deze fiets behandelen zoals de auto. Daardoor zou deze buiten de WKR gehouden kunnen worden. Als je een leasefiets wilt verstrekken of vergoeden vanuit de ‘vrije ruimte’, is het bedrag per jaar veel lager dan bij de aanschaf van een fiets. Je legt dus minder beslag op de vrije ruimte. De fiets kan worden gecombineerd met een OV-kaart. Denk aan de werknemer die met de fiets naar het station gaat en met de trein verder reist. Voor de fietskilometers kan € 0,19 worden vergoed en de OV-kaart die jullie verstrekken, dekt de treinkilometers.

Zie voor een voorbeeldaanbieder: www.leasefiets.nl.

Aanbieden van een renteloze lening

Bij de aanschaf van een e-bike en een high speed e-bike is de startinvestering hoog. Zeker in combinatie met een onderhoudscontract en verzekering. Dit zijn vaak bedragen die lastig in 1 keer zijn op te hoesten voor een individuele medewerker. In zo een geval kun je als werkgever een renteloze lening verstrekken. Is dit een renteloze lening of een lening met een lagere rente dan de rentetarieven die een bank in rekening zou hebben gebracht, dan hoef je dit voordeel niet bij de werknemer te belasten. Rentevoordelen op leningen voor een (elektrische) fiets hebben een zogeheten nihilwaardering.

Lees ook meer informatie over de Werkkostenregeling op de website van de overheid.