Per 1 april 2021 mag u als werkgever voor thuiswerkdagen niet langer een reiskostenvergoeding verstrekken. U dient het reisgedrag van medewerkers opnieuw in kaart te brengen om tot een vergoeding op basis van werkelijk gemaakte kilometers over te gaan. Wilt u een reiskostenvergoeding die flexibeler en eenvoudiger werkt, kies dan bijvoorbeeld voor een mobiliteitsbudget.
In 2020 jaar mag u als werkgever de thuiswerkdagen van medewerkers als reisdagen beschouwen voor de vaste reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer, vanwege de coronacrisis. De vaste kostenvergoeding mag tijdelijk onbelast doorlopen, ook als medewerkers helemaal niet of maar deels naar het werk gaan. Per 1 februari 2021 komt deze goedkeuring uit het besluit noodmaatregelen echter te vervallen. Een reiskostenvergoeding geven voor thuiswerkdagen mag dan dus niet meer.
Alleen daadwerkelijke reisdagen
Alleen daadwerkelijke reisdagen mogen nog belastingvrij worden vergoed tot een bedrag van maximaal 19 cent per kilometer. Meer vergoeden mag, maar over het meerdere moeten wel loonheffingen worden ingehouden. Voor veel medewerkers betekent dit dat een vaste reiskostenvergoeding er niet meer in zit. Er moet namelijk weer worden voldaan aan de 36-weken of 128-dagen-eis. Alleen als de werknemer minimaal 36 weken per jaar of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag een vaste reiskostenvergoeding worden betaald. Voldoet de werknemer niet aan deze eis? Dan wordt op basis van declaratie of nacalculatie vergoed.
Breng reisgedrag in kaart
Om het reisgedrag in kaart te brengen moet u als werkgever uw medewerkers naar hun reisgedrag vragen. Hoeveel dagen komen zij vanaf 1 februari nog naar het werk? Zijn er inmiddels vaste thuiswerkdagen? Leg deze afspraken dan bij voorkeur vast in een thuiswerkplan. Overigens bent u dit en volgend jaar niet wettelijk verplicht om de vaste reiskosten door te betalen als de medewerker deze kosten niet maakt. Als een medewerker langdurig (deels) thuisblijft door ziekte of door thuiswerken, is het redelijk dat de werkgever de vaste reiskostenvergoeding (deels) stopt.
Mobiliteitsbudget
Wilt u een moderne, flexibele oplossing voor de reiskostenvergoeding van uw medewerkers, kies dan voor het mobiliteitsbudget op maat. Auto, ov, fiets; uw organisatie bepaalt zelf welke kosten worden vergoed. Wilt u meer weten over het mobiliteitsbudget? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via info@werkslimreisslim.nl
Mobiliteitsbudget: reiskostenvergoeding op maat
Zie ook het bericht hierover in de Coronakrant.
Nog meer diensten
Werk Slim, Reis Slim heeft naast het mobiliteitsbudget nog meer diensten die het mobiliteitsbeleid van uw organisatie verbeteren en verduurzamen. u vindt ze op onze website. Op het platform Anders werken en Anders reizen vindt u ook handige tips en voorbeelden ter inspiratie bij het maken van nieuw mobiliteitsbeleid.